Kamis, 04 Maret 2021

Prosedur Pembelian Barang Dagangan

Oleh: Winarto

Manajemen persedian barang dagangan penting untuk dilakukan, agar jumlah persediaan barang yang ada di gudang proporsional atau sesuai dengan perputaran barang. Artinya persediaan barang yang ada di gudang tidak terlalu sedikit atau tidak terlalu banyak. Persediaan yang terlalu minim akan menyebabkan kelemahan dari sisi pelayanan konsumen. Sementara itu apabila persediaan barang dagangan terlalu banyak akan menyebabkan banyaknya persoalan yang timbul, seperti biaya penyimpanan, masa kadaluarsa barang, menurunya kualitas barang karena waktu dan lain sebagainya. Untuk hal tersebut maka perusahaan harus mampu melihat kondisi perputaran barang secara cermat, sehingga persediaan barang dapat proporsional.

Bagaimana prosedur pengadaan barang dagangan pada perusahaan? Untuk mendapatkan barang dagangan yang sesuai, baik dari segi harga maupun kualitas barang, maka diperlukan prosedur pengadaan barang yang tepat. Untuk hal ini seharusnya perusahaan sudah menetapkan Standar Operasional Prosedur atau SOP pembelian barang dagangan. Tujuan penetapan SOP ini tidak lain hanyalah untuk menjamin pengadaan barang dagangan dapat berjalan secara efektif dan efisien, sehingga dapat menghemet keuangan perusahaan.
Berikut ini terdapat beberapa langkah yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi pengadaan barang dagangan yang ada di gudang.
#1. Membuat Quatation
Quotation adalah surat penawaran dari pemasok, yang berisi macam dan jenis barang yang ditawarkan beserta harga barang. Quotation berisi kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi ditulis dalam satuan dan jumlah. Selain itu ada promo dan diskon juga dimasukkan dan ada harga penawaran yang diberikan dalam transaksi tersebut. Selain informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan, quotation juga berisi soal identitas perusahaan dan hal lainnya seperti tata cara pembayaran dan informasi mengenai pembayaran berupa nomor rekening.
 
#2. Membuat Purchase Order
Purchase Order adalah dokumen yang berisi permintaan atas kebutuhan stok barang dan dikirim dari pihak pembeli kepada pemasok. Pada dokumen ini  berisi secara terperinci tentang data barang yang akan dibeli, sperti Jenis barang, kuantitas, dan harga barang. Terdapat beberapa catatan penting dalam membuat Purchase Order:
a.  Tulis atau cantumkan identitas perusahaan dengan jelas
b.  Tulis secara detail barang yang dipesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
c.  Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang dipilih.
d.  Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu).
e.  Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan rinci, agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman
f.   Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang diiinginkan.
g.  Tulis nomor PO (purchase order) secara jelas. Nomor ini sangat penting untuk penelusuran apabila terjadi kekeliruan ataupun permasalahan.
 
#3. Mengirim Purchase Order ke Pemasok/Vendor
Surat Permintaan Pembelian atau Purchase Order yang telah dibuat, segera dilakukan pengiriman kepada pemasok.
 
#4. Penerimaan Barang dan Delivery Order
Pada tahab ini, bagian penerimaan barang harus jeli dan cermat dalam mengecek barang yang diterima dari pemasok. Tugas utama bagian penerimaan barang adalah:
a.   menghitung  barang  yang  datang  dan  mencocokannya  dengan  quotation  & purchase order (PO)
b.   membuat Goods Receipt Notes atau Catatan Penerimaan Barang
 
#5. Penerimaan Vendor/Supplier Invoice
invoice merupakan sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan barang dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Vendor Invoice merupakan dokumen pembelian yang diterima perusahaan. Setelah melakukan pengecekan barang yang dibeli, maka langkah selanjutnya adalah:
1)  Membubuhkan tanggal dan cap supplier invoice diterima, serta paraf.
2)  Memeriksa kebenaran jumlah unit, unit price, dan totalnya
 
Selanjutnya vendor invoice oleh bagian akuntansi akan dicatat ke Purchase Journal dan subledger account payable. Setalah dicatat dokumen selanjutnya akan diarsip
 
Selamat Belajar….Semoga Sukses selalu !!!!

Tidak ada komentar:

Posting Komentar