Oleh: Winarto
Manajemen persedian barang dagangan penting untuk
dilakukan, agar jumlah persediaan barang yang ada di gudang proporsional atau sesuai
dengan perputaran barang. Artinya persediaan barang yang ada di gudang tidak
terlalu sedikit atau tidak terlalu banyak. Persediaan yang terlalu minim akan
menyebabkan kelemahan dari sisi pelayanan konsumen. Sementara itu apabila
persediaan barang dagangan terlalu banyak akan menyebabkan banyaknya persoalan
yang timbul, seperti biaya penyimpanan, masa kadaluarsa barang, menurunya
kualitas barang karena waktu dan lain sebagainya. Untuk hal tersebut maka
perusahaan harus mampu melihat kondisi perputaran barang secara cermat,
sehingga persediaan barang dapat proporsional.
Bagaimana prosedur pengadaan barang dagangan pada
perusahaan? Untuk mendapatkan barang dagangan yang sesuai, baik dari segi harga
maupun kualitas barang, maka diperlukan prosedur pengadaan barang yang tepat.
Untuk hal ini seharusnya perusahaan sudah menetapkan Standar Operasional
Prosedur atau SOP pembelian barang dagangan. Tujuan penetapan SOP ini tidak
lain hanyalah untuk menjamin pengadaan barang dagangan dapat berjalan secara
efektif dan efisien, sehingga dapat menghemet keuangan perusahaan.
Berikut ini terdapat beberapa langkah yang dapat
dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi pengadaan barang dagangan yang ada di
gudang.
#1. Membuat Quatation
Quotation adalah surat penawaran dari pemasok, yang
berisi macam dan jenis barang yang ditawarkan beserta harga barang. Quotation
berisi kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi ditulis
dalam satuan dan jumlah. Selain itu ada promo dan diskon juga dimasukkan dan
ada harga penawaran yang diberikan dalam transaksi tersebut. Selain informasi
mengenai barang atau jasa yang ditawarkan, quotation juga berisi soal identitas
perusahaan dan hal lainnya seperti tata cara pembayaran dan informasi mengenai
pembayaran berupa
nomor rekening.
#2. Membuat Purchase Order
Purchase Order adalah dokumen yang berisi permintaan
atas kebutuhan stok barang dan dikirim dari pihak pembeli kepada pemasok. Pada dokumen
ini berisi secara terperinci tentang
data barang yang akan dibeli, sperti Jenis barang, kuantitas, dan harga
barang. Terdapat beberapa catatan penting dalam membuat Purchase Order:
a. Tulis atau cantumkan identitas perusahaan dengan
jelas
b. Tulis secara detail barang yang dipesan, seperti
merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
c. Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang dipilih.
d. Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di
tawarkan (jika dirasa perlu).
e. Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan rinci,
agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman
f.
Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga
cara pengiriman yang diiinginkan.
g. Tulis nomor PO (purchase order) secara jelas. Nomor
ini sangat penting untuk penelusuran apabila terjadi kekeliruan ataupun
permasalahan.
#3. Mengirim Purchase Order ke Pemasok/Vendor
Surat Permintaan Pembelian atau Purchase Order yang
telah dibuat, segera dilakukan pengiriman kepada pemasok.
#4. Penerimaan Barang dan Delivery Order
Pada tahab ini, bagian penerimaan barang harus jeli
dan cermat dalam mengecek barang yang diterima dari pemasok. Tugas utama bagian
penerimaan barang adalah:
a.
menghitung barang yang
datang dan mencocokannya
dengan quotation & purchase order (PO)
b.
membuat Goods Receipt Notes atau Catatan Penerimaan Barang
#5. Penerimaan Vendor/Supplier Invoice
invoice merupakan sebuah dokumen transaksi yang
berisi perhitungan penjualan barang dengan
pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli.
Vendor Invoice merupakan dokumen pembelian yang diterima perusahaan. Setelah melakukan
pengecekan barang yang dibeli, maka langkah selanjutnya adalah:
1)
Membubuhkan tanggal dan cap supplier invoice diterima, serta paraf.
2) Memeriksa
kebenaran jumlah unit, unit price, dan totalnya
Selanjutnya vendor invoice oleh bagian akuntansi akan
dicatat ke Purchase Journal dan subledger account payable. Setalah dicatat
dokumen selanjutnya akan diarsip
Selamat Belajar….Semoga Sukses selalu !!!!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar