Jumat, 10 April 2020

Pencatatan Dana Kas Kecil (Petty Cash)

Oleh: Winarto
Dana kas kecil (petty cash) merupakan dana yang disisihkan oleh perusahaan, untuk pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang nominalnya kecil (tidak efektif bila dengan check). Bagaimana dengan system pencatatannya? Terdapat dua system pencatatan dana kas kecil, yakni system pencatatan dana tetap (imprest fund system) dan system pencatatan data tidak tetap (Fluctuation Fund System).
Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)
Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan sebagai sistem dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen organisasi memang bermaksud untuk mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk. Dengan metode imprest, dana kas kecil dalam jumlah yang relative tetap. Artinya sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.
Ciri-ciri lain metode imprest adalah :
1.   Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil. Berdasarkan bukti-bukti tersebut pengelola kas kecil meminta penggantian pada bagian kas umum
2.   Penggantian (pengisian kembali) dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan jumlah dana kas kecil yang telah digunakan, sehingga dana kas kecil yang tersedia akan kembali pada jumlah yang ditetapkan semula.
3.   Bukti-bukti dana kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas pada saat dilakukan pengisian kembali kas kecil.

Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Efek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut disi kembali.

Sistem Dana Fluktuasi (Fluctuation Fund System)
Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:
1.   Pembentukan dana kas kecil
2.   Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil
3.   Pengisian dana kas kecil
4.   Penambahan dana kas kecil, maupun
5.   Pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.
Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil (seperti pada sistem dana tetap). Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.

Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus (tersendiri). Dalam sistem ini besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam kas kecil selalu diadakan pencatatan.
Pada sistem dana berfluktuasi ini, pada akhir periode tetap harus dilakukan kas opname. Apabila dari hasil kas opname ternyata jumlah dana kas kecil berbeda dengan saldo menurut pembukuan, maka perlu dibuat jurnal penyesuaian (adjustment).
Perubahan dana kas kecil dengan sistem fluktuasi dicatat pada akun kas kecil. Transaksi pembentukan dana dan pengisian kembali kas kecil dicatat disisi DEBET kas kecil dari data jurnal pengeluaran kas umum. Sedangkan transaksi penggunaan dana kas kecil dicatat disisi KREDIT dari data jurnal kas kecil yang diselenggarakan oleh pengelola kas kecil. Berikut ini perbedaan cara pencatatan dana kas kecil dengan sistem imprest dan sistem fluktuasi :

No.
TRANSAKSI
Pencatatan dalam jurnal
Imprest Fund System
Fluctuation Fund System

1.
Pembentukan dana kas kecil
Kas kecil                 xxx
Kas kecil                 xxx



         Kas                         xxx
         Kas                         xxx

2.
Pengeluaran dari kas kecil
TIDAK DIJURNAL
Biaya perangko      xxx


(misalnya: pembelian

         Kas kecil                 xxx 


perangko, meterai, pemba-

Biaya meterai         xxx


yaran rek. listrik, &air)

         Kas kecil                 xxx




B. Listrik dan air    xxx




         Kas kecil                 xxx

3.
Pengisian kembali dana kas
Biaya perangko       xxx
Kas kecil                 xxx


Kecil
Biaya meterai          xxx
         Kas                         xxx



Biaya listrik & air      xxx




        Kas                       xxx


4.
Penyetoran kembali ke kas
Kas                           xxx
Kas                          xxx


(jika dana kas kecil dianggap
        Kas kecil               xxx
         Kas kecil                 xxx


terlalu besar)




Agar jelas rincian tentang pengeluaran kas kecil, pemegang dana kas kecil harus membuat buku kas kecil yang kolom-kolomnya disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut ini contoh kolom-kolom buku kas kecil :
Buku Kas Kecil
Tgl.
No. Bukti
Keterangan
Penerimaan
Pengeluaran
Akun-akun yang didebet
B. List. dan air
Perlengk kantor
B. angkut pembelian
Serba-serbi
Akun
Jml







































































Contoh Soal :
PD LARIS MANIS menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Kas kecil tersebut mulai dibuka pada tanggal 1 Mei 2019 dengan menarik cek sebesar Rp 500.000,- Berikut ini transaksi-transaksi selama dua minggu pertama bulan  Mei 2019.
Mei  2   Dibayar biaya pemasangan iklan pada harian Kompas Rp 100.000,-
        5   Dibeli perlengkapan kantor Rp 50.000,-
        7   Dibayar biaya angkut pembelian Rp 75.000,-
      10   Dibayar rekening listrik dan air Rp 100.000,-
      11   Dibeli meterai Rp 24.000,- dan perangko Rp 20.000,-
      15   Kas kecil diisi kembali

Diminta :
a.     Buku kas kecil (Akun di debet : Biaya iklan, Perlengkapan kantor, Serba-serbi)
b.     Jurnal umum, jika menggunakan:
1)    Imprest Fund System
2)    Fluktuasi Fund System
c.     Jurnal pengeluaran kas (jurnal khusus)       

Buku Kas Kecil

Jurnal Umum
1) Sistem imprest                                                                                      Halaman : ….
Tgl.
Keterangan
Ref
D  (Rp)
K  (Rp)
2019





Mei
1
Kas Kecil

500.000



        Kas


500.000


(mencatat pembentukan dana kas kecil)










5
B. Iklan

100.000



Perlengkapan kantor

94.000



B. Angkut pembelian

75.000



B. Listrik & Air

100.000



         Kas


369.000


(mencatat pengisian kembali kas kecil)




2) Sistem fluktuasi                                                             Halaman : ………….
Tgl.
Keterangan
Ref
D  (Rp)
K  (Rp)
2019





Mei
1
Kas Kecil

500.000



      Kas


500.000


(mencatat pembentukan dana kas kecil)




5
Perlengkapan kantor

50.000



       Kas kecil


50.000

7
B. Angkut pembelian

75.000



       Kas kecil


75.000

10
B. Listrik dan Air

100.000



       Kas kecil


100.000

11
Perlengkapan kantor

44.000



       Kas kecil


44.000

15
Kas kecil

369.000



       Kas


369.000


(mencatat pengisian kembali kas kecil)





Jika perusahaan menggunakan jurnal khusus maka jurnal pengeluaran kas nampak sebagai  berikut :
1) Sistem imprest
Jurnal Pengeluaran Kas
                                                                                                Hal. : ……….
Tgl.
Ket.
DEBET
KREDIT
B. Akngt. Pembl.
Perlengk. kant.
Kas kecil
Serba-Serbi
Kas
Akun
Jumlah
2019


(Rp)
(Rp)
(Rp)

(Rp)
(Rp)
Mei
1
Pembentukan dnkk
-
-
500.000
-
-
500.000

15
Pengisian kembali :








B. iklan
-
-
-
B. iklan
100.000
-


Perlengkapan kantor
-
94.000
-
-
-
-


B. angkut pembelian
75.000
-
-
-
-
-


B. listrik & air
-
-
-
B. list & air
100.000
369.000

2) Sistem fluktuasi
Jurnal Pengeluaran Kas
                                                                                                Hal. : ……….
Tgl.
Ket.
DEBET
KREDIT
B. Akngt. Pembl.
Perlengk. kant.
Kas kecil
Serba-Serbi
Kas
Akun
Jumlah
2019


(Rp)
(Rp)
(Rp)

(Rp)
(Rp)
Mei
1
Pembentukan dnkk
-
-
500.000
-
-
500.000

15
Pengisian kembali








Kas kecil
-
-
369.000
-
-
369.000

Selamat belajar...semoga bermanfaat...!!!!



Tidak ada komentar:

Posting Komentar