Pencatatan Dana Kas Kecil (Petty Cash)

Oleh: Winarto

Dana kas kecil (petty cash) merupakan dana yang disisihkan oleh perusahaan, untuk pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang nominalnya kecil (tidak efektif bila dengan check). Bagaimana dengan system pencatatannya? Terdapat dua system pencatatan dana kas kecil, yakni system pencatatan dana tetap (imprest fund system) dan system pencatatan data tidak tetap (Fluctuation Fund System).

Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan sebagai sistem dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen organisasi memang bermaksud untuk mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk. Dengan metode imprest, dana kas kecil dalam jumlah yang relative tetap. Artinya sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.

Ciri-ciri lain metode imprest adalah :

1.   Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil. Berdasarkan bukti-bukti tersebut pengelola kas kecil meminta penggantian pada bagian kas umum

2.   Penggantian (pengisian kembali) dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan jumlah dana kas kecil yang telah digunakan, sehingga dana kas kecil yang tersedia akan kembali pada jumlah yang ditetapkan semula.

3.   Bukti-bukti dana kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas pada saat dilakukan pengisian kembali kas kecil.

Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Efek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut disi kembali.

Sistem Dana Fluktuasi (Fluctuation Fund System)

Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:

1.   Pembentukan dana kas kecil

2.   Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil

3.   Pengisian dana kas kecil

4.   Penambahan dana kas kecil, maupun

5.   Pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.

Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil (seperti pada sistem dana tetap). Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.

Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus (tersendiri). Dalam sistem ini besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam kas kecil selalu diadakan pencatatan.

Pada sistem dana berfluktuasi ini, pada akhir periode tetap harus dilakukan kas opname. Apabila dari hasil kas opname ternyata jumlah dana kas kecil berbeda dengan saldo menurut pembukuan, maka perlu dibuat jurnal penyesuaian (adjustment).

Perubahan dana kas kecil dengan sistem fluktuasi dicatat pada akun kas kecil. Transaksi pembentukan dana dan pengisian kembali kas kecil dicatat disisi DEBET kas kecil dari data jurnal pengeluaran kas umum. Sedangkan transaksi penggunaan dana kas kecil dicatat disisi KREDIT dari data jurnal kas kecil yang diselenggarakan oleh pengelola kas kecil. Berikut ini perbedaan cara pencatatan dana kas kecil dengan sistem imprest dan sistem fluktuasi :

No.	TRANSAKSI	Pencatatan dalam jurnal
		Imprest Fund System	Fluctuation Fund System
1.	Pembentukan dana kas kecil	Kas kecil                 xxx	Kas kecil                 xxx
		Kas                         xxx	Kas                         xxx
2.	Pengeluaran dari kas kecil	TIDAK DIJURNAL	Biaya perangko      xxx
	(misalnya: pembelian		Kas kecil                 xxx
	perangko, meterai, pemba-		Biaya meterai         xxx
	yaran rek. listrik, &air)		Kas kecil                 xxx
			B. Listrik dan air    xxx
			Kas kecil                 xxx
3.	Pengisian kembali dana kas	Biaya perangko       xxx	Kas kecil                 xxx
	Kecil	Biaya meterai          xxx	Kas                         xxx
		Biaya listrik & air      xxx
		Kas                       xxx
4.	Penyetoran kembali ke kas	Kas                           xxx	Kas                          xxx
	(jika dana kas kecil dianggap	Kas kecil               xxx	Kas kecil                 xxx
	terlalu besar)

Agar jelas rincian tentang pengeluaran kas kecil, pemegang dana kas kecil harus membuat buku kas kecil yang kolom-kolomnya disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut ini contoh kolom-kolom buku kas kecil :

Buku Kas Kecil

Tgl.	No. Bukti	Keterangan	Penerimaan	Pengeluaran	Akun-akun yang didebet
					B. List. dan air	Perlengk kantor	B. angkut pembelian	Serba-serbi
								Akun	Jml

Contoh Soal :

PD LARIS MANIS menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Kas kecil tersebut mulai dibuka pada tanggal 1 Mei 2019 dengan menarik cek sebesar Rp 500.000,- Berikut ini transaksi-transaksi selama dua minggu pertama bulan  Mei 2019.

Mei  2   Dibayar biaya pemasangan iklan pada harian Kompas Rp 100.000,-

        5   Dibeli perlengkapan kantor Rp 50.000,-

        7   Dibayar biaya angkut pembelian Rp 75.000,-

      10   Dibayar rekening listrik dan air Rp 100.000,-

      11   Dibeli meterai Rp 24.000,- dan perangko Rp 20.000,-

      15   Kas kecil diisi kembali

Diminta :

a.     Buku kas kecil (Akun di debet : Biaya iklan, Perlengkapan kantor, Serba-serbi)

b.     Jurnal umum, jika menggunakan:

1)    Imprest Fund System

2)    Fluktuasi Fund System

c.     Jurnal pengeluaran kas (jurnal khusus)       

Buku Kas Kecil

Jurnal Umum

1) Sistem imprest                                                                                      Halaman : ….

Tgl.		Keterangan	Ref	D  (Rp)	K  (Rp)
2019
Mei	1	Kas Kecil		500.000
		Kas			500.000
		(mencatat pembentukan dana kas kecil)
	5	B. Iklan		100.000
		Perlengkapan kantor		94.000
		B. Angkut pembelian		75.000
		B. Listrik & Air		100.000
		Kas			369.000
		(mencatat pengisian kembali kas kecil)

2) Sistem fluktuasi                                                             Halaman : ………….

Tgl.		Keterangan	Ref	D  (Rp)	K  (Rp)
2019
Mei	1	Kas Kecil		500.000
		Kas			500.000
		(mencatat pembentukan dana kas kecil)
	5	Perlengkapan kantor		50.000
		Kas kecil			50.000
	7	B. Angkut pembelian		75.000
		Kas kecil			75.000
	10	B. Listrik dan Air		100.000
		Kas kecil			100.000
	11	Perlengkapan kantor		44.000
		Kas kecil			44.000
	15	Kas kecil		369.000
		Kas			369.000
		(mencatat pengisian kembali kas kecil)

Jika perusahaan menggunakan jurnal khusus maka jurnal pengeluaran kas nampak sebagai  berikut :

1) Sistem imprest

Jurnal Pengeluaran Kas

                                                                                                Hal. : ……….

Tgl.		Ket.	DEBET					KREDIT
			B. Akngt. Pembl.	Perlengk. kant.	Kas kecil	Serba-Serbi		Kas
						Akun	Jumlah
2019			(Rp)	(Rp)	(Rp)		(Rp)	(Rp)
Mei	1	Pembentukan dnkk	-	-	500.000	-	-	500.000
	15	Pengisian kembali :
		B. iklan	-	-	-	B. iklan	100.000	-
		Perlengkapan kantor	-	94.000	-	-	-	-
		B. angkut pembelian	75.000	-	-	-	-	-
		B. listrik & air	-	-	-	B. list & air	100.000	369.000

2) Sistem fluktuasi

Jurnal Pengeluaran Kas

                                                                                                Hal. : ……….

Tgl.		Ket.	DEBET					KREDIT
			B. Akngt. Pembl.	Perlengk. kant.	Kas kecil	Serba-Serbi		Kas
						Akun	Jumlah
2019			(Rp)	(Rp)	(Rp)		(Rp)	(Rp)
Mei	1	Pembentukan dnkk	-	-	500.000	-	-	500.000
	15	Pengisian kembali
		Kas kecil	-	-	369.000	-	-	369.000

Selamat belajar...semoga bermanfaat...!!!!

Related Post

1. Kas Kecil Perusahaan: Konsep Dasar
2. Dokumen Transaksi
3. Pencatatan Permanen dan Periodik
4. Konsep Dasar Utang
5. Piutang Non Dagang
6. Pencatatan Piutang Dagang 
7. Metode Penentuan CKP