Dana Kas Kecil (Petty Cash):
sejumlah uang kas /uang tunai yg disediakan perusahaan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yg jumlahnya relatif kecil & tidak ekonomis bila
dibayar dgn chek. Walaupun jumlah pengeluarnnya kecil, namun sangat sering
terjadi, sehingga pada akhirnya juga akan menjadi besar. Oleh karena itu
pengeluaran harus dikendalikan secara tepat. Dana kas kecil pertama kali
dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan
untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa
mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat
yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan
dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat
jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas
kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Uang hasil pencairan cek
tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk
dan diberi wewenang atas nama organisasi untuk membayarkan kas dari dana kas
kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, organisasi biasanya akan membatasi
jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas
dana kas kecil.
Bagaimana
prosedur pembentukan dana kas kecil?
Sistem kas dibagi menjadi tiga
sub sistem, yaitu sub sistem penerimaan kas, sub sistem pengeluaran kas dan sub
sistem kas kecil. Sub sistem kas kecil terdiri dari jaringan prosedur berikut
ini :
1. Pembentukan
dana kas kecil
2. Permintaan
dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
3. Pengisian
kembali dana kas kecil
Pembentukan
Kas Kecil
Pembentukan dana kas kecil
dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah
dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana
tersebut. Jika pemegang kas kecil sudah ditunjuk maka kasir perusahaan menarik
cek sebesar dana yang sudah ditetapkan dan diserahkan pada pemegang kas kecil.
Misalkan pada tanggal 1 Juli
2019, UD Mandiri Oche membentuk dana kas kecil sebesar Rp 2.000.000,- maka
jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana tersebut adalah:
TGL
|
KETERANGAN
|
REF
|
D
|
K
|
Juli 1
|
Kas Kecil
|
Rp 2.000.000,-
|
||
Kas
|
Rp 2.000.000,-
|
|||
(untuk
mencatat pembentukan kas kecil)
|
Cek kemudian diuangkan ke bank
oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang
terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak
ada jurnal lain yang berhubungan dengan akun kas kecil.
Permintaan
dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil
Pengeluaran dana kas kecil
dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang
ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat
pertanggungjawaban pengeleuaran dan kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran
kas kecil yang dilampiri bukti-bukti pendukungnya. Bukti pengeluaran kas kecil
harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil maupun oleh pemakai kas kecil.
Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang
sampai kas kecil diisi kembali. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil,
perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil
akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali. Berikut contoh dokumen yang
digunakan dalam prosedur permintaan &pertanggungjawaban pengeluaran dana
kas kecil :
#1.
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Keterangan
:
Permintaan Pengeluaran Kas
Kecil (PPKK), digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke
pemegang dana kas kecil. bagi pemegang kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai
bukti dikeluarkannya kas kecil. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil
menurut nama pemakai kas kecil.
#Bukti
Pengeluaran kas Kecil
Keterangan
:
Bukti pengeluaran kas kecil
(BPKK) adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan
bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil diserahkan kepada pemegang dana kas
kecil untuk disimpan sementara.
#3.
Pengisian Kembali Dana Kas kecil
Jika dana kas kecil menipis,
pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas
kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dikirimkan ke
bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil. Permintaan
pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang
dibayarkan (seperti yang tercantum dalam petty cash receipt), dilakukan atas
inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty
cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan
untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas
kecil yang telah dilakukan oleh patty cash custodian.
Jika tidak ada masalah, bagian
keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas
kecil yang diajukan oleh patty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar
jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen
pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran
berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan.
Pengisian kembali kas kecil
akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika
dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran
kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan
seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan
mengkredit akun kas (cash in bank). Contoh formulir permintaan pengisian
kembali kas kecil :
Selamat belajar....semoga bermanfaat....!!!!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar