Bagaimana SOP Disusun???

Oleh: Winarto

SOP singkatan dari Standard Operating Procedure, artinya prosedur operasional yang dibakukan. SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, dimana, dan oleh siapa dilakukan. SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional yang ada dalam setiap organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, tindakan, dan penggunaan fasilitas dilaksanakan oleh orang-orang di dalam organisasi telah berjalan efektif, konsisten, terstandar, dan sistematis. SOP  adalah prosedur kerja yang harus dilakukan secara benar dan konsisten.

Peran dan Manfaat SOP

1.   Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab pegawai/karyawan.

2.   Memudahkan pegawai/karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.

3.   Membantu pegawai baru beradaptasi dengan pekerjaannya

4.   Menjaga konsistensi dan efisiensi kinerja pada setiap pegawai.

5.   Membantu pegawai agar lebih mandiri.

6.   Menghindari duplikasi/tumpang tindih pelaksanaan tugas.

7.   Meningkatkan akuntabilitas (tanggung jawab)

8.   Meminimalisasi kesalahan dan kelalaian pegawai dalam melakukan pekerjaan.

9.   Menjadi dasar hukum yang kuat bila suatu saat terjadi sebuah penyimpangan dalam pekerjaan.

Syarat Keberhasilan SOP

1.   Konsistensi

2.   Komitmen

3.   Perbaikan berkelanjutan

4.   Mengikat

5.   Terdokumentasi

Tahapan Penyusunan SOP

1.   Persiapan, Meliputi kegiatan seperti berikut ini:

a. Membentuk tim dan kelengkapannya.

b. Memberikan pembekalan dan pelatihan kepada tim.

c. Menginformasikan kepada seluruh bagian tentang kegiatan penyusunan SOP

2.   Identifikasi Kebutuhan SOP

Meliputi kegiatan berikut ini:

a.   Mengacu pada tugas dan fungsi unit kerja masing-masing.

b.   Memiliki tahapan yang jelas.

c.   Mempunyai output yang jelas.

d.   Hasil identifikasi kebutuhan dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP

3.   Analisis Kebutuhan SOP

Analisis ini dilakukan dengan ketentuan seperti berikut ini:

a.   Prosedur kerja harus sederhana.

b.   Tidak ada duplikasi pekerjaan.

c.   Prosedur yang fleksibel.

d.   Pembagian tugas yang tepat.

e.   Pengawasan dilakukan terus menerus

f.    Penggunaan urutan pekerjaan yang sebaik-baiknya.

g.   Tiap pekerjaan memperhatikan tujuan.

h.   Tahap ini menghasilkan tabel nama dan kode penomoran SOP

4.   Penulisan SOP

Ketentuannya adalah sebagai berikut:

a.   Mengacu kepada format SOP dengan memperhatikan aspek tingkat ketelitian, kejelasan, dan ketepatan sehingga dapat menghasilkan sebuah SOP yang bisa dipertanggungjawabkan dengan baik.

b.   SOP dibuat dalam bentuk tabel, tulisan, dan diagram alur.

5.   Verifikasi, Ujicoba, dan Penetapan SOP

a. Verifikasi untuk memastikan tidak terjadi duplikasi atau tumpang tindih dengan SOP lainnya.

b. Ujicoba dilakukan secara mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan untuk melihat sampai sejauhmana tingkat kemudahan, kesesuaian dan ketepatan SOP dalam pelaksanaannya.

c. Penetapan dilakukan setelah SOP yang disusun sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan

6.   Sosialisasi

a.   Penetapan jadwal sosialisasi;

b.   Penyebarluasan informasi dan/atau pemberitahuan;

c.   Penyiapan SOP yang akan disosialisasikan;

d.   Pendistribusian SOP;

e.   Penetapan pejabat yang akan melakukan sosialisasi;

f.    Penetapan pegawai pelaksana, penanggungjawab dan pemantau sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing

7.   Pelaksanaan/Penerapan

Syarat pelaksanaan SOP meliputi:

a.   Telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan;

b.   Adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai;

c.   Sumberdaya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai;

d.   Telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai; dan

e.   Mudah diakses dan dilihat

8.   Pelatihan dan Pemahaman

Pelatihan dilakukan dalam bentuk rapat, bimbingan teknis, pendampingan, simulasi ataupun pada pelaksanaan sehari-hari agar SOP dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik

9.   Monitoring dan Evaluasi

a.   Proses monitoring ini dapat berupa observasi atasan, interview dengan pelaksana, diskusi kelompok kerja, dan pengarahan-pengarahan.

b.   Evaluasi SOP dapat dilakukan untuk menyempurnakan SOP yang telah diterapkan, bahkan sampai pada sejauhmana diperlukan SOP yang baru.

c.   Dapat dilakukan dengan audit internal

(disarikan dari Bahan BIMTEK SPMI Baldik Kulon Progo_Agustus 2019)