Dokumen Transaksi Perusahaan

Oleh: Winarto, S.Pd. M.Pd.
Bukti transaksi yang sering disebut sebagai dokumen sumber yang berbentuk formulir, merupakan unsur pokok dalam proses akuntansi. Karena bukti transaksi akan merekam semua kejadian yang terjadi dalam perusahaan, terutama yang berkaitan dengan perubahan harta, utang dan modal. Disebut dokumen sumber karena digunakan untuk mencatat data pertama kali dalam perusahaan dan mengandung seluruh fakta mengenai transaksi. Transaksi yang terjadi di perusahaan ataupun organisasi pada umumnya memiliki jenis yang sama yang diantaranya meliputi :

1.     Penerimaan uang tunai atau barang dari pemilik sebagai setoran modal

2.     Pembelian barang secara tunai atau kredit

3.     Penjualan barang/jasa secara tunai/kredit

4.     Pembayaran utang kepada kreditur

5.     Penerimaan tagihan dari debitur

6.     Pembayaran biaya/beban

Manfaat Dokumen Transaksi

Sebagai organisasi bisnis, maka perusahaan wajib merekam semua kejadian ekonomi ke dalam bukti transaksi. Manfaat dokumen bagi perusahaan adalah sebagai berikut :

1.     Menetapkan tanggung jawab  timbulnya transaksi bisnis dalam perusahaan

2.     Merekam data transaksi bisnis perusahaan

3.     Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

4.  Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi yang berbeda.

Bukti transaksi pada dasarnya merupakan alat dukung utama bagi akuntan atau tenaga pencatat dalam perusahaan untuk membukukan setiap kejadian ekonomis yang terjadi. Secara umum, transaksi-transaksi yang biasa terjadi dalam perusahaan dagang, khususnya yang berhubungan dengan usaha pokok perusahaan adalah sbb :

1.     Pembelian barang dagangan

2.     Retur pembelian atau pengurangan harga

3.     Potongan pembelian

4.     Penjualan barang dagangan

5.     Retur penjualan atau pengurangan harga

6.     Potongan penjualan

Keabsahan Dokumen Transaksi

Hasil akhir dari proses akuntansi adalah informasi keuangan yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan baik bagi pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Oleh karena itu, bukti transaksi harus memenuhi standar keabsahan transaksi, sehingga data yang disajikan untuk diproses haruslah dapat dipercaya, akurat, dalam arti bahwa data yang disajikan dapat dikonfirmasi kebenarannya oleh pihak-pihak independen. Dalam akuntansi kondisi ini disebut dengan prinsip objektivitas.

Untuk selanjutnya data transaksi yang terjadi dalam perusahaan, harus memenuhi dua syarat pokok keabsahan sebagai transaksi, yang pertama transaksi harus memenuhi syarat syah secara formil, yang artinya transaksi yang terjadi harus sesuai dengan prosedur formal perusahaan atau organisasi, yang dibuktikan dengan adanya bukti transaksi yang telah ditandatangani oleh pihak-pihak yang terkait, sehingga transaksi yang terjadi benar-benar dapat dipertanggungjawabkan. Yang kedua, transaksi harus memenuhi syarat syah secara material, artinya perhitungan atau jumlah nominal benar-benar sesuai dengan kondisi sebenarnya, sehingga apabila terjadi manipulasi data transaksi maka dapat dilakukan dengan mudah penelusurannya.

Analisis Dokumen Transaksi

Transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan harus didukung dengan bukti transaksi. Secara garis besar bukti transaksi yang terjadi diklasifikasikan menjadi dua jenis, , yakni bukti intern dan bukti ekstern. Bukti intern adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan, sehingga yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi biasanya menggunakan lembar kedua (copy), sedangkan lembar pertama (asli) diserahkan pada pihak luar yang melakukan transaksi. Bukti ektern adalah bukti yang diterima dari pihak luar yang telah melakukan transaksi dengan perusahaa. Pihak luar ini dapat berupa orang perorangan, badan/organisasi maupun perusahaan. Bukti yang diterima dari eksterm ini merupakan bukti asli (lembar pertama) yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar pencatatan oleh perusahaan.

Sebelum bukti transaksi yang ada dicatat oleh perusahaan, maka perlu dilakukan analisis bukti transaksi. Analisis ini dilakukan untuk memastikan keabsahan dan kebenaran transaksi yang telah terjadi. Proses analisis tersebut meliputi kegiatan-kegiatan seperti berikut ini :

1.   Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, yang meliputi analisis pihak mana yang mengeluarkan bukti transaksi serta meneliti kebenaran bukti transaksi yang telah dikeluarkan.

2.    Identifikasi transaksi, yang meliputi apakah transaksi telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan atau tidak. Hal ini dibuktikan dengan adanya tanda tangan oleh pihak-pihak yang terkait.

3.     Menentukan kebenaran perhitungan nilai uang, yakni dengan meneliti jumlah nominal uang yang ada dalam bukti transaksi dan kebenaran penggunaan metode perhitungan yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku.

4.     Menentukan akun-akun buku besar dan jumlah rupiah yang harus didebet dan dikredit sebagai akibat terjadinya transaksi.

Dalam mengelola dokumen transaksi, kita harus memahami jenis transaksi yang terjadi, sifat-sifat akun serta menganalisis akibat suatu transaksi terhadap akun-akun buku besar perusahaan.

Semoga Bermanfaat..!!!

Materi ini dapat diikuti pada youtube chanel "winarto oche" berikut ini: 

Related Post:

1. Dokumen Transaksi, Dasar Pencatatan
2. Biaya Dibayar Dimuka
3. Mencatat Dta Transaksi ke Dalam Jurnal